Des outils développés par AVENTATE pour organiser son propre travail : contrats, suivi des clients, collecte des besoins. Ils ne sont ni vendus ni proposés comme un produit.
Le besoin de départ
AVENTATE est une petite équipe : les deux fondateurs suivent eux-mêmes les échanges avec les clients, les contrats et la préparation de chaque projet.
Nous voulions réunir ces étapes dans un même outil, pour retrouver au même endroit un client, l’état de son contrat et les informations qu’il nous transmet pour son projet.
Ce que nous avons réalisé
Nous avons développé une application web interne, protégée par une connexion, que nous faisons évoluer module par module.
Une première version fonctionnait entièrement dans le navigateur. Nous la reconstruisons sur une base plus solide, avec un serveur et une base de données, sans perdre de fonction en route.
- Une fiche par client, avec ses coordonnées et son statut commercial.
- Un générateur de contrats, avec aperçu et document PDF, et un registre qui suit chaque contrat.
- L’envoi d’un contrat pour signature électronique, et la mise à jour de son statut lorsqu’il revient.
- Un formulaire de préparation du projet en six étapes, que le client remplit depuis un lien personnel.
- Le suivi des abonnements et des charges de l’entreprise.
- Un journal des actions effectuées dans l’outil.
Comment la solution fonctionne
Le client est enregistré
Sa fiche réunit ses informations et son statut commercial.
Le contrat est préparé
Il est généré depuis la fiche, relu en aperçu, puis envoyé pour signature.
Le projet se prépare
Une fois l’acompte reçu, le lien vers le formulaire part automatiquement. Le client répond à son rythme : ses réponses sont enregistrées au fur et à mesure, et un rappel part s’il s’arrête plus de trois jours.
Tout revient sur la fiche
L’avancement du formulaire, les réponses et les fichiers transmis se consultent sur la fiche du client.
Ce que cela apporte
- Une seule fiche pour retrouver un client, son contrat et les informations de son projet.
- Moins de relances à la main : l’envoi du formulaire et les rappels sont programmés.
- Des informations de projet plus complètes : questions guidées, fichiers déposés au même endroit, et ce qui manque est signalé avant l’envoi.
- Un terrain d’essai pour nos propres méthodes : ce que nous construisons pour nous nourrit les applications métier que nous concevons pour nos clients.
Ce qui n’est pas encore en place
- La reconstruction est en cours : d’autres modules (tableau de bord, agenda, pilotage) ont leur nouvelle interface, mais leurs données ne sont pas encore toutes branchées.
- L’outil sert uniquement à AVENTATE : il n’est ni vendu ni proposé comme un produit.
Les expertises mobilisées
- Connexion et automatisation des logicielsFaire circuler des informations entre plusieurs outils, limiter les ressaisies et automatiser certaines étapes lorsque les systèmes le permettent.
- Applications métierConception d’outils adaptés à une tâche ou à une façon de travailler : suivi de dossiers, collecte d’informations, interfaces internes ou gestion d’une étape de travail.
- Données et tableaux de suiviRassembler les informations utiles, vérifier la cohérence des chiffres et présenter les données de l’activité dans des tableaux compréhensibles.
Décrivez-nous votre situation : les personnes concernées, les outils en place, ce qui prend trop de temps. Nous vous disons si nous pouvons vous aider, ou non.
Vous préférez écrire ? Notre adresse : contact@aventate.com